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Le site Internet / Intranet devient pour plusieurs entreprises et organisations la principale source de diffusion de l’information corporative. Jusqu'à maintenant, les CMS permettaient la gestion de la version des pages du site Internet, de leur sécurité et du flux d’approbation. Mais il était plus difficile d’appliquer ce concept aux autres documents (Word, Excel, PowerPoint, PDF, etc.).
Aujourd’hui, les CMS de dernière génération permettent d’intégrer la gestion des versions, la sécurité et les flux d’approbation non seulement aux pages Internet, mais aussi à tous les documents. Encore mieux, cette gestion est complètement intégrée aux outils de bureautique tels que MS Word.
Voici un exemple pratique des avantages de cette nouvelle fonctionnalité:
La situation
 La compagnie Pro-Actif.com présente dans une section protégée de son site, plusieurs documents pour ses partenaires. Des documents comme les listes de prix, politiques, spécifications et autres. Ces documents sont la propriété de différents départements et ces personnes n’ont aucune notion technique pour gérer un site Internet. Pour ajouter à la difficulté, ces documents sont mis à jour continuellement.
La problématique
Présentement, les documents sont envoyés à l’informatique qui les insère dans le site Internet souvent plusieurs jours plus tard. Résultat : il est fréquent que les partenaires utilisent différentes versions d’un document et plusieurs versions du même document existent. Cette situation engendre des coûts importants, des délais et des problèmes d’intégrité avec l’information diffusée sur le site Internet
La solution
L’intégration de la gestion documentaire du site Internet aux outils de bureautique des propriétaires de l’information. Cette approche leur permet d’accéder, de façon contrôlée, aux documents du site Internet directement à partir d’un outil de bureautique comme MS Word. Ils peuvent les modifier et le CMS gère les versions et la sécurité.
Les bénéfices
Les utilisateurs travaillent avec une seule copie du document, ce qui élimine les problèmes d’intégrité. Parce que ces documents sont gérés par une interface qui leur est familière, ils peuvent procéder aux mises à jour directement sans l’intervention de l’informatique. Cette approche réduit les délais tout en augmentant la productivité.
Ce que nous venons de décrire est présentement disponible. N’hésitez pas à communiquer avec notre équipe pour une démonstration ou plus de détails.
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